สิ่งสำคัญต่อไปที่ต้องทำในการจัดระบบบัญชีเพื่อการจัดการ
คือการเลือกหาโปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมกับธุรกิจของเรามาใช้
เพื่อความมีประสิทธิภาพ รวดเร็ว ประหยัดคนและประหยัดเวลา
การเลือกโปรแกรมบัญชี
ท่านจะต้องเปิดโอกาสให้ทีมงานที่เกี่ยวข้องของท่านได้มีส่วนร่วมในการสรรหา
ด้วยเพราะเคยเกิดขึ้นอยู่บ่อยๆว่าผู้บริหารเป็นผู้เลือกและตัดสินใจ
พอซื้อเสร็จก็โยนให้ฝ่ายบัญชีไปใช้
ปรากฎว่าฝ่ายบัญชีรู้สึกว่าถูกบังคับก็เลยเกิดการต่อต้านหรือเกิด
ความไม่ชอบและไม่ให้ความร่วมมือ จนในที่สุดก็กลายเป็นความล้มเหลว
ปัจจัยที่จะต้องพิจารณาในการเลือกโปรแกรมบัญชี มีดังนี้
1. งบประมาณ ก่อนที่จะเริ่มต้นเลือกโปรแกรมบัญชี
เราต้องทำการจัดสรรงบประมาณเสียก่อน สิ่งที่จะเกี่ยวข้องคือ
ค่าใช้จ่ายสำหรับ โปรแกรมบัญชี ค่าใช้จ่ายในเรื่องHardware
และที่จะใช้ติดตั้งโปรแกรมฯนั้น
2. พิจารณาคุณสมบัติของโปรแกรมบัญชี
สามารถรองรับความต้องการที่สำคัญๆ
ส่วนใหญ่ของธุรกิจโปรแกรมบัญชีในตลาดนั้นมีหลากหลายแตกต่างกันไปทั้งลักษณะ
การใช้งานและราคา
การที่จะเลือกซื้อนั้นเราต้องสำรวจความต้องการธุรกิจของเราด้วยการเรียง
ลำดับความสำคัญของงานที่ต้องการ โปรแกรม ฯ
ดังกล่าวควรรองรับความต้องการที่เรียงลำดับไว้
70-80%
บางกิจการพอเริ่มจะเปลี่ยนจากการไม่เคยใช้คอมฯเลย
แต่พอวางแผนจะใช้ขึ้นมาก็ตั้งเป้าไปถึงขนาด ว่าต้องเป็น Web base
accounting ซึ่งอาจไกลเกินเอื้อมจนทำให้
โครงการล้มเหลว โปรดระลึกเสมอว่าควรทำแบบค่อยเป็นค่อยไป ทีละขั้น ทีละตอน
จะประสบความสำเร็จมากกว่า และพิจารณาถึง
- โปรแกรมฯนั้นต้องมีความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยน
ความต้องการพื้นฐาน
ให้เป็นไปตามความต้องการได้เองโดยไม่ต้องพึ่งพาโปรแกรมเมอร์ เช่น
เราอาจจะต้องการตัวเลขไปทำรายงานต่อในโปรแกรมอื่นต้องสามารถทำได้เองอย่าง
ง่าย
- ความเร็ว เมื่อเริ่มแรกที่ข้อมูลยังมีไม่มาก
โปรแกรมบัญชีอาจมีความสามารถที่ดูไม่ต่างกัน
แต่สิ่งหนึ่งที่ควรมองให้ลึกก็คือเมื่อมีข้อมูลมากขึ้น
โปรแกรมนั้นจะมีขีดความ
สามารถที่จะรองรับหรือไม่
- หลุมดำ ในโปรแกรม(Bug)
เป็นธรรมดาของโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่อาจจะมีหลุมดำหรือ bug
ซึ่งจะก่อให้เกิดการหยุดชะงักในการประมวลผลหรือที่เรียกว่า Error
เพื่อความปลอดภัย โปรดสอบถามผู้ขายว่า โปรแกรมนั้นมีผู้ใช้จำนวนกี่ราย
และเลือกโปรแกรมที่มีผู้ใช้งานมากที่สุดจะปลอดภัยกว่า
อีกทางหนึ่งคือเลือกโปรแกรมที่พัฒนาจากบริษัทฯที่มีชื่อเสียงทางด้านนี้
ก็จะให้ความั่นใจได้ดีกว่า
อีกประการหนึ่งโปรแกรมที่ดีจะต้องมีเครื่องมือจัดการ
ซ่อมแซมฐานข้อมูลเมื่อเกิดการบกพร่องในการประมวลผลเช่นเมื่อไฟดับ
ในระหว่างกำลังสั่งประมวลผลข้อมูลอยู่จะทำให้โปรแกรมเกิดอาการรวน
โปรแกรมที่ดีจะต้องมีเครื่องมือที่จะช่วยกู้ข้อมูลที่รวนนี้กลับมาได้
3. พิจารณาคุณสมบัติของผู้จำหน่ายโปรแกรม
สิ่งที่สำคัญพอๆ
กันกับการเลือกโปรแกรมบัญชีก็คือคุณต้องให้ความสำคัญในการพิจารณาผู้ที่
จำหน่ายโปรแกรมบัญชีนั้น
เพราะเขาจะต้องเป็นผู้ที่อบรมและคอยให้คำปรึกษาในการใช้งานแก่คุณตลอดไป
ท่านจะต้องเลือกผู้ที่มีความรู้ในโปรแกรมนั้นเป็นอย่างดี
อาจดูจากการที่เขาได้รับการแต่งตั้งอย่างเป็นทางการในการจำหน่ายโปรแกรมนั้น
หรือเป็นผู้พัฒนาโปรแกรมด้วยตนเอง
และสามารถให้คำปรึกษาในการใช้งานได้จริงหลังการขาย
ท่านสามารถตรวจสอบได้ด้วยการสอบถามประสบการณ์จากผู้
ที่ใช้โปรแกรมกับนั้นอยู่
เมื่อเลือกสรรจนได้โปรแกรมที่เข้าตากรรมการสักหนึง ถึง สามรายแล้ว
ด่านสุดท้ายก็คือ ให้ขอรายชื่อผู้ที่ใช้โปรแกรมนั้น จากผู้ขาย สักห้าราย
เพื่อที่ท่านจะสามารถ สอบถามผู้ที่ใช้งานจริงว่ามีการใช้งานเป็นอย่างไร
มีความพอใจกับโปรแกรมฯนั้นหรือไม่ บริการหลังการขายของผู้ขายเป็นอย่างไร
และมีปัญหาใดที่เกิดขึ้นจากการใช้หรือไม่
ที่มา http://www.arip.co.th/businessnews.php?id=401628
ด้วย โปรแกรมบัญชี CD Organizer จะช่วยให้การทำงานลดความซ้ำซ้อนไปได้เป็นอย่างมาก ตัวอย่างเช่น
